Biro Keuangan  adalah unsur pelaksana administrasi universitas yang menyelenggarakan pelayanan teknis administrasi keuangan berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Secara umum Biro Keuangan mempunyai tugas memberikan layanan administrasi keuangan di lingkungan universitas.

No. Nama Jabatan
1
Drs. Ernani Kusdiantina, MM.
NIP. 195808121981031001
Kepala Biro Keuangan
2
Drs. Sagiya
NIP. 196310211983031001
Kepala Bagian Anggaran dan Perbendaharaan
3
Drs. Suhartono
NIP. 196006071982021001
Kepala Bagian Akuntansi

Sesuai dengan lampiran Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 49 Tahun 2015 tanggal 29 Januari 2015 maka berikut adalah struktur organisasi UB adalah sebagai berikut :

struktur-organisasi-ub-2015

*klik pada gambar untuk memperbesar

Sedangkan Biro Keuangan memiliki struktur organisasi sebagai berikut:

SO BK 2015

*klik pada gambar untuk memperbesar

Terjadi perubahan di tahun 2016 dikarenakan adanya Permenristek dan Dikti Nomor 4 Tahun 2016 tanggal 22 Januari 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja UB, sehingga struktur organisasi UB berubah menjadi seperti di bawah ini :

struktur-organisasi-ub-2016

*klik pada gambar untuk memperbesar

Biro Keuangan juga mengalami perubahan personil yang dijabarkan sebagai berikut:

SO BK 2016

*klik pada gambar untuk memperbesar

Pada 5 September 2016 Kepala Biro Keuangan juga mengalami perubahan personil yang dijabarkan sebagai berikut:

2017

Deskripsi Tugas Personalia BK UB

Kepala Biro Keuangan
  1. Mengadakan koordinasi dengan pimpinan dan unit-unit lain (Fakultas/bagian) dalam rangka  penyusunan Rencana Bisnis Anggaran (RBA).
  2. Menyusun RBA yang datanya dikumpulkan dari Fakultas/unit kerja  bersama-sama dengan bagian perencana untuk diusulkan kepada Rektor/Ketua Senat  untuk dibahas oleh Senat Universitas dan disahkan sebagai pedoman pelaksanaan anggaran.
  3. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada stafnya dan bersama-sama bertangung jawab dalam pengelolaan keuangan sesuai peraturan yang berlaku.
  4. Mengadakan konsultasi dan meminta pengarahan kepada Rektor/Pembantu Rektor II sebagai kuasa pengguna anggaran, menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi untuk mendapatkan petunjuk penyelesaian.
  5. Bertanggungjawab atas tercapainya seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan.
  6. Mengadakan pemeriksaan kas secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan kepada Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran atas dana yang dikelolanya.
  7. Merencanakan dan melaksanakan pengelolaan kegiatan dengan berpedoman pada peraturan yang berlaku, untuk jenis belanja/mata anggaran dan uraian kegiatan dengan sasaran dan jadwal kegiatan/pendanaan yang jelas dan terinci dibantu oleh Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran.
  8. Menyusun laporan berkala sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku.
Kepala Bagian Anggaran dan Perbendaharaan
  1. Menyusun konsep program kerja dalam rangka  penyusunan RBA dan Usulan anggaran RM (RM).
  2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi penggunaan dana RM dan PNBP.
  3. Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana dari Fakultas/unit kerja/bagian dan mendisposisi dana tersebut  untuk dikeluarkan oleh Bendahara Pengeluaran maupun Pemegang Uang Muka Kerja (PUMK) Rektorat.
  4. Mempersiapkan laporan secara periodik atas pelaksanaan anggaran.
  5. Melaksanakan penyajian data perkembangan penyerapan pelaksanaan anggaran RM dan PNBP.
  6. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat berharga lainya.
  7. Bertangungjawab atas disposisi penggunaan dana yang dibelanjakan baik RM maupun PNBP.
  8. Mempersiapkan usulan pengangkatan atau pemberhentian bendaharawan.
  9. Melaksanakan urusan tuntutan  ganti rugi perbendaharaan.
  10. Membantu menyusun konsep juklak dan juknis dibidang pengelolaan anggaran dan perbendaharaan.
Kasubbag. PNBP
  1. Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana dari Fakultas/unit kerja/bagian dan mendisposisi  dana tersebut  untuk dikeluarkan  oleh Bendahara Pengeluaran maupun PUMK Rektorat.
  2. Memeriksa dan menguji kebenaran laporan  penerimaan dan penggunaan dana PNBP.
  3. Memonitor dan mengevaluasi atas pengeluaran yang telah dibelanjakan oleh Fakultas/Lembaga  dan meminta Surat Pertangungjawabannya.
  4. Menyusun konsep program kerja dalam rangka  penyusunan Rencana Bisnis Anggaran (RBA) dana PNBP.
  5. Mengelola dan mempertangungjawabkan Uang Muka Kerja (UMK) sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku dengan dibantu oleh PUMK.
  6. Menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi melalui atasan langsung guna mendapatkan petunjuk penyelesaian/pemecahan masalah lebih lanjut.
  7. Melaporkan ke Kabag. Anggaran dan Perbendaharaan atas dana yang dikelola Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran secara periodik.
  8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Kasubbag. Monitoring
  1. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan baik anggaran RM dan PNBP.
  2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi atas penyerapan dana DIPA baik RM maupun PNBP.
  3. Menyajikan data dan informasi perkembangan pelaksanaan anggaran DIPA RM dan PNBP
  4. Meneliti atas keabsahan pengeluaran atas pengajuan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dari  Fakultas/unit kerja sesuai dengan peraturan yang berlaku.
  5. Menyampaikan SP2D dana PNBP dan RM yang sudah benar untuk diserahkan kepada Kepala Bagian Akuntansi.
  6. Meneliti dokumen kontrak/belanja modal atas kebenarannya dan keabsahannya sesuai peraturan yang berlaku.
  7. Menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi melalui atasan langsung guna mendapatkan petunjuk penyelesaian/pemecahan masalah lebih lanjut.
  8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Petugas Verifikasi SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS
  1. Melaksanakan verifikasi kebenaran pengajuan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dari unit kerja sumber dana DIPA-BLU.
  2. Menginput data atas SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS terhadap  posisi dana unit kerja atas pagu unit kerja.
  3. Membantu Bendahara Pengeluaran dalam penyusunan pengesahan ke KPPN Malang.
  4. Membuatkan posisi penyerapan dana Fakultas/unit kerja.
  5. Merekap SPTB unit kerja yang sudah dikeluarkan SP2D  untuk disahkan ke KPPN.
  6. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  7. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  8. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  9. Melaksanakan rekonsiliasi penerimaan dana PNBP dari unit kerja.
  10. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian Anggaran dan Perbendaharaan, dan Akuntansi paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  11. Mendokumentasikan SPTB unit kerja, SPP, SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS.
  12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan
Kasubbag. APBN
  1. Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana RM unit kerja/bagian dan mendisposisi  dana tersebut  untuk dikeluarkan  oleh Bendahara Pengeluaran.
  2. Memeriksa dan menguji kebenaran bukti  pengeluaran dana RM.
  3. Menyusun konsep program kerja dalam rangka  penyusunan rencana  anggaran RM.
  4. Mengelola dan mempertangungjawabkan Uang Persediaan (UP) dengan ketentuan/peraturan yang berlaku dengan dibantu oleh PUMK.
  5. Menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi melalui atasan langsung guna mendapatkan petunjuk penyelesaian/pemecahan masalah lebih lanjut.
  6. Melaksanakan Monitoring dan evaluasi atas penyerapan dana DIPA  RM.
  7. Mengecek permohonan Surat Permintaan Pembayaran yaitu SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), SPP-LS, SPP-UP, SPP-TUP, SPP-GU, dan SPP-GU Nihil.
  8. Membuat kontrak/surat perjanjian antaran Pejabat Pembuat Keputusan (PPK) dan penanggungjawab kegiatan.
  9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Bendahara Penerima
  1. Melakukan penyetoran penerimaan PNBP ke rekening Bendahara Pengeluaran sesuai cash flow kebutuhan Bendahara pengeluaran.
  2. Membuat laporan setiap bulan atas penerimaan yang telah dibukukan sesuai ketentuan perbendaharaan yang berlaku.
  3. Menghitung realisasi penerimaan dana PNBP tahun berjalan dan target penerimaan dana PNBP satu tahun kedepan.
  4. Melakukan pengawasan atas penerimaan PNBP di unit-unit kerja.
  5. Menandatangani dan mempertangungjawabkan semua dokumen penerimaan yang dikelolanya.
  6. Menerima laporan reliasasi penerimaan dari petugas koordinasi  pengelola dana pendidikan dan non pendidikan untuk kebutuhan alokasi anggaran dan laporan.
  7. Menghitung alokasi anggaran PNBP sesuai SK Rektor.
  8. Menyampaikan laporan penerimaan setiap akhir bulan kepada Kasubbag. Monitoring dan Kasubbag. PNBP.
  9. Melaporkan atas dikeluarkannya dana/cek baik yang disetor ke Bendahara Pengeluaran maupun pinjaman ke Kasubbag. PNBP dan Kasubbag. Monitoring.
  10. Melaporkan atas setoran pengembalian pinjaman yang disetor ke rekening Rektor ke Kasubbag. PNBP dan Kasubbag. Monitoring.
  11. Membantu proses penyusunan SK dana pendidikan.
  12. Membantu menjelaskan kepada mahasiswa/orangtua mahasiswa yang komplain atas klarifikasi penetapan biaya pendidikan.
  13. Merekap usulan permohonan klarifikasi SPP dan SPFP Proporsional mahasiswa.
  14. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pengelola Dana Pendidikan (SPP, DBP dan SPFP)
  1. Membukukan atas penerimaan dana pendidikan ( SPP, DBP dan SPFP) yang sudah masuk ke rekening Rektor setiap bulan.
  2. Membuatkan slip/pengantar pembayaran pelunasan piutang SPP, DBP dan SPFP kepada mahasiswa.
  3. Membantu melakukan validasi data mahasiswa yang melunasi piutang SPP ,DBP dan SPFP.
  4. Melayani permohonan mahasiswa yang mengajukan keringanan, pembebasan dan penundaan  pembayaran SPP, DBP dan SPFP mahasiswa.
  5. Melaporkan dan membantu  Bendahara Penerima atas penerimaan SPP, DBP dan SPFP setiap akhir bulan untuk dihitung alokasinya.
  6. Membantu Bendahara Penerima dalam proses daftar ulang mahasiswa.
  7. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  8. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  9. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  10. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit  UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan.
  11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pengelola Dana Non Pendidikan
  1. Membukukan penerimaan dana non pendidikan (kerjasama, non utul dan sumbangan hibah, beasiswa).
  2. Melaporkan kepada Bendahara Penerima atas penerimaan dana non pendidikan setiap minggu/akhir bulan berdasarkan alokasi masing-masing.
  3. Membantu Bendahara Penerima dalam memproses penghitungan alokasi anggaran dana PNBP sesuai SK Rektor.
  4. Melaksanakan rekonsiliasi penerimaan dana PNBP dari unit kerja.
  5. Membantu Bendahara Penerima dalam proses daftar ulang mahasiswa.
  6. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  7. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  8. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  9. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  10. Membantu Kasubbag. PNBP dalam memproses dokumen LS Kantor Pusat.
  11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Bendahara Pengeluaran
  1. Menerima, menyimpan, menyetor/membayar uang atau surat berharga, menata usahakan dan mempertangungjawabkan uang Negara yang ada dalam penguasaannya .
  2. Mengecek Fakultas/unit kerja yang mengajukan permohonan apakah UP sebelumnya sudah dipertanggungjawabkan sesuai aturan yang berlaku.
  3. Mengeluarkan cek/uang atas permohonan unit kerja/bagian berdasarkan atas persetujuan Atasan langsungnya apabila SPJ unit kerja sudah dipertanggungjawabkan.
  4. Membukukan cek/uang yang sudah dikeluarkan ke dalam buku bank baik dana PNBP dan RM secara periodik.
  5. Mengajukan pengesahan Nihil dana PNBP setiap triwulan ke KPPN Malang.
  6. Melaporkan secara periodik ke Kasubbag. PNBP dan Monitoring atas pengeluaran/cek yang dikeluarkan.
  7. Menandatangani dan mempertangungjawabkan semua dokumen pengeluaran yang dikelolanya.
  8. Memungut, dan menyetorkan pajak-pajak ke kas Negara atau melalui Bank Pemerintah setempat.
  9. Mengkompilasi  Surat Perintah Membayar (SPM) dana PNBP dan RM  yaitu SPM-LS, SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-GU Nihil yang sudah dikeluarkan SP2D untuk diserahkan ke masing-masing unit terkait.
  10. Mengecek dana yang sudah masuk rekening Rektor atas permohonan SPM-LS dana kontrak kerjasama sebelum cek dikeluarkan.
  11. Membuat rekapitulasi pengeluaran anggaran setiap PUMK unit kerja dan posisi saldo UMK.
  12. Menyetorkan dokumen/rekap atas pengeluaran setiap hari kepada atasan langsung dan Kasubbag. Monitoring.
  13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pembukuan Dana PNBP Universitas dan Kantor Pusat
  1. Membuat laporan dana PNBP Universitas setiap bulan dan melaporkan ke Kasubbag. PNBP dan Monitoring.
  2. Membuat laporan dana PNBP  Bagian Anggaran dan Perbendaharaan Universitas setiap bulan paling lambat tanggal 3 bulan berikutnya dan disampaikan ke Kasubbag. PNBP dan Monitoring.
  3. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian Kantor Pusat paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya.
  4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pengarsipan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS Dana Rektorat
  1. Mengarsipkan seluruh dokumen kwitansi dan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dana PNBP Rektorat.
  2. Mengambil dana ke Bank atas perintah atasan langsung.
  3. Menyetorkan pajak yang telah dipungut oleh PUMK ke Bank.
  4. Mengambil rekening koran setiap awal bulan ke Bank.
  5. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi)  dari unit kerja/bagian  dan memverifikasi keabsahan laporan.
  6. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  7. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  8. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit  UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  9. Membantu proses penyelesaian SPJ Rektorat (pengetikan kwitansi dan data dukung keabsahan SPJ).
  10. Mengelompokkan berkas kwitansi SPJ Rektorat yang telan diproses/dibukukan.
  11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pemegang UMK Dana PNBP Rektorat
  1. Mengecek permohonan dana dari unit kerja/bagian yang  diajukan.
  2. Mengecek unit kerja/bagian yang mengajukan permohonan apakah UP sebelumnya sudah dipertanggungjawabkan sesuai aturan yang berlaku.
  3. Apabila pemohon mempunyai UP/kas bon yang belum dipertanggungjawabkan untuk mengajukan permohonan kembali harus mendapat persetujuan atasan langsung.
  4. Membayar permohonan dana dari unit kerja/bagian  yang diusulkan dan telah mendapat persetujuan dari pimpinan (Pembantu Rektor II, Kabiro. Administrasi Keuangan, Kabag. Anggaran dan Perbendaharaan, dan Kasubbag. PNBP).
  5. Memungut pajak atas dana yang dikeluarkan  yang mengandung obyek pajak.
  6. Membukukan ke buku kas harian atas pengeluaran yang telah dibayarkan.
  7. Menutup buku kas harian pada pukul 15.00 WIB, melaporkan ke atasan langsungnya.
  8. Melaporkan  dana yang telah dikeluarkan  kepada petugas verifikasi  SPJ setiap tanggal pengeluaran/setiap hari dan setiap bulan.
  9. Bertangungjawab atas UP yang telah diterima/dikelolanya  dari Bendahara Pengeluaran sesuai ketentuan yang berlaku.
  10. Melaksanakan rekonsiliasi dengan Bendahara Pengeluaran atas dana yang telah di kelola/diterima setiap minggu/bulan.
  11. Berkoordinasi dengan Tim Pengelola Rektorat dalam penyelesaian SPJ.
  12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atas/Pimpinan.
Petugas Verifikasi SPJ Dana PNBP /Bon Rektorat
  1. Mengkompilasi UP/bon dari unit kerja/bagian Kantor Pusat setiap hari dan rekapan setiap bulan.
  2. Menyampaikan data UMK unit kerja/bagian kepada petugas verifikaasi .
  3. Melaporkan kepada atasan langsung (Kasubbag. PNBP dan Monitoring) atas belanja dari unit kerja/bagian secara periodik (mingguan/bulanan).
  4. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi)  dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  5. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  6. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  7. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit  UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  8. Membantu proses penyelesaian SPJ Rektorat (pengetikan kwitansi dan data dukung keabsahan SPJ).
  9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pembukuan SPJ Dana PNBP Rektorat
  1. Menerima berkas SPTB dan kwitansi dari petugas verifikasi unit kerja/bagian di lingkungan Kantor Pusat UB yang sudah sah sesuai ketentuan.
  2. Membukukan ke buku kas umum atas pengeluaran yang sudah sah sesuai aturan dan memberi nomor atas pengeluaran tersebut.
  3. Membukukan penerimaan dan penyetoran pajak atas transaksi yang mengandung obyek pajak ke dalam buku kas umum.
  4. Melakukan cros cek kepada petugas buku bantu pembukuaan pajak atas penerimaan dan penyetoran pajak.
  5. Membantu proses penyelesaian SPJ Rektorat (pengetikan kwitansi dan data dukung keabsahan SPJ).
  6. Memilah/mengelompokkan berkas kwitansi/SPTB SPJ Rektorat yang telah diproses/dibukukan.
  7. Menyerahkan dokumen SPTB yang sudah diberi nomor pembukuan kepada petugas pembuatan SPM Kantor Pusat.
  8. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan Memverifikasi keabsahan laporan.
  9. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  10. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  11. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit  UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  12. Melaksanakan tugas lain  yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pembukuan Perpajakan SPJ Dana PNBP Rektorat
  1. Membukukan pajak yang telah dipungut dan menyiapkan data dukung yang akan disetor ke Bank(Pengetikan SSP).
  2. Melakukan cros cek ke PUMK/kasir atas pengeluaran/SPJ yang telah dipungut pajaknya.
  3. Melakukan cros cek dengan petugas buku kas umum atas pengeluaran yang mengandung obyek pajak.
  4. Membantu PUMK/kasir untuk mengetik kwitansi atas pengeluaran yang dibayarkan.
  5. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  6. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  7. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  8. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Verifikasi dan Pengetikan Kwitansi SPJ Dana PNBP Rektorat
  1. Koordinator pengelola dana pendidikan dan non pendidikan.
  1. Koordinasi dengan Bank terkait yang berkaitan dengan permintaan rekening secara periodik.
  2. Memproses pembayaran yang bersifat rutin rektorat  (honor tenaga kontrak, honorarium tim pengelola, Senat dan lainnya) sesuai jadwal pembayaran.
  3. Mengecek dan memverifikasi pengeluaran dana PNBP Rektorat/kwitansi yang telah dibukukan dan  memverifikasi berdasarkan laporan/SPTB.
  4. Memilah/mengelompokkan berkas kwitansi SPJ Rektorat yang telah di proses/dibukukan.
  5. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian  dan memverifikasi keabsahan laporan.
  6. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  7. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  8. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit  UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  9. Melaksanakan rekonsiliasi penerimaan dana PNBP dari unit kerja.Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pelaporan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS Dana PNBP Rektorat
  1. Membuat pelaporan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dana PNBP Rektorat beserta dokumen lampirannya sesuai ketentuan perbendaharaan yang berlaku.
  2. Menerima laporan SPTB dari masing-masing bagian/unit untuk dibukukan ke laporan SPTB sesuai kegiatan, sub kegiatan dan mata anggaran.
  3. Koordinasi dengan petugas lain yang terkait dalam  penyusunan laporan dana PNBP Rektorat.
  4. Menyampaikan laporan atas penyerapan dana untuk laporan Lapker kepada Bagian Akuntansi.
  5. Koordinasi dengan tim pengelola dana PNBP Rektorat dalam penyelesaian penyusunan kebenaran  laporan.
  6. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  7. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  8. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  9. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit  UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pemegang UMK Dana RM
  1. Mengecek unit kerja/bagian yang mengajukan permohonan apakah UP sebelumnya sudah dipertanggungjawabkan sesuai aturan yang berlaku.
  2. Membuat resume kontrak pelaksanaan kegiatan.
  3. Membayar permohonan dana dari unit kerja/bagian  yang diusulkan dan telah mendapat persetujuan dari pimpinan (Pembantu Rektor II, Kabiro. Administrasi Keuangan, Kabag. Anggaran dan Perbendaharaan dan Kasubbag. PNBP).
  4. Memungut dan menyetorkan pajak atas dana yang dipungut.
  5. Membukukan ke buku kas harian atas pengeluaran yang telah dibayarkan.
  6. Menutup buku kas harian pada pukul 15.00 WIB dan melaporkan ke atasan langsungnya.
  7. Bertangungjawab atas UP yang telah diambil dari Bendahara Pengeluaran.
  8. Menyetorkan dokumen/rekap atas pengeluaran setiap hari kepada atasan langsungnya.
  9. Membuat berita acara, SPTB, dan SPP untuk kegiatan.
  10. Mengarsip seluruh dokumen RM.
  11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pelaporan SPP-UP, SPP-GU, SPP-TUP dan SPP-LS
  1. Membuat resume kontrak atas belanja modal yang akan diajukan ke KPPN.
  2. Membuat SPTB dan  Surat Permintaan Pembayaran yaitu SPP-UP, SPP-TUP, SPP-GU, dan SPP-LS untuk dibuatkan SPM ke petugas SPM.
  3. Mengajukan ke KPPN Malang atas SPM yang telah disetujui yaitu SPM-UP, SPP-TUP, SPP-GU, dan SPM-LS.
  4. Membuat kontrak/surat perjanjian antara PPK dan penyelenggara kegiatan
  5. Membantu PUMK/kasir untuk mengetik kwitansi atas pengeluaran yang dibayarkan.
  6. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  7. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  8. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  9. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit  UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  10. Membantu mengambil SP2D atas SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-LS dari KPPN
  11. Memproses SPM-Gaji.
  12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai
  1. Mengkoordinir pengajuan pembayaran  SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, dan SKPP pensiun.
  2. Mengajukan pembuatan SPM ke Bendahara Pengeluaran atas pengajuan SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, SKPP pensiun, dan lembur.
  3. Mengajukan pembuatan cek ke Bendahara Pengeluaran atas SP2D SPP-Gaji SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, SKPP pensiun, lembur, dan HR. dosen luar biasa yang telah diterbitkan KPPN.
  4. Mengajukan ke KPPN Malang atas SPM yang telah disetujui yaitu SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, SKPP pensiun, dan lembur.
  5. Mengambil Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) atas pengajuan SPM-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, SKPP pensiun, dan lembur.
  6. Merekap SP2D per mata anggaran.
  7. Melakukan koordinasi dengan pihak Bank BNI, BTN dan BRI.
  8. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  9. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  10. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  11. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit  UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  12. Melaksanakan rekonsiliasi ke KPPN.
  13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Juru bayar Belanja Gaji
  1. Membuat daftar gaji, rapel, dan uang makan.
  2. Membuat SKPP PNS yang pensiun.
  3. Meneliti data pegawai apabila ada yang pensiun.
  4. Membuat daftar gaji tenaga kontrak dan uang makan tenaga kontrak.
  5. Membayarkan gaji, memotong gaji dan menyetorkan sesuai tagihan.
  6. Melakukan rekonsiliasi gaji dengan unit kerja.
  7. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  8. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  9. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  10. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pembukuan Pengeluaran Dana RM
  1. Membukukan ke buku kas umum atas pengeluaran dana RM.
  2. Membukukan pajak yang telah dipungut dan disetor ke buku kas umum.
  3. Membantu PUMK/kasir RM untuk mengetik kwitansi atas pengeluaran yang dibayarkan.
  4. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  5. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  6. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  7. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus  sudah dipertanggungjawabkan.
  8. Membantu memproses SPM-Gaji.
  9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Dokumen Surat/Humas Bagian Anggaran dan Perbendaharaan
  1. Mencatat dokumen surat masuk, keluar dan mendistribusikan surat tersebut sesuai disposisi pimpinan.
  2. Mencatat SPM yang akan diajukan ke KPPN.
  3. Mengcopy dan mencatat SP2D dari KPPN Malang atas pengelolaan dana RM dan PNBP, lalu menyerahkan ke Bagian Akuntansi SP2D yang asli setelah di cek oleh Kasubbag. Monitoring.
  4. Mengarsipkan copy dokumen SP2D dari KPPN Malang atas pengelolaan dana RM dan PNBP.
  5. Membantu Bendahara Pengeluaran dalam mendokumentasikan dan mendistribusikan SP2D dana PNBP yang sudah disetujui  ke bagian terkait.
  6. Membantu juru bayar gaji dalam memproses pembayaran dan dokumen kearsipan.
  7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Petugas SPM
  1. Memproses SPM baik dana RM maupun dana PNBP.
  2. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan.
  3. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat.
  4. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas PUMK Kantor Pusat setiap minggu/bulan.
  5. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan.
  6. Melaksanakan rekonsiliasi penerimaan dana PNBP dari unit kerja.
  7. Mengajukan ke KPPN atas SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-LS.
  8. Mengambil SP2D dari KPPN.
  9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pelaporan Anggaran dan Perbendaharaan
  1. Merekap berkas kwitansi PNBP bagian Anggaran dan Perbendaharaan ke buku kas umum  berdasarkan kegiatan, output dan MAK, lalu menyampaikan ke petugas penyusun laporan keuangan bagian Anggaran dan Perbendaharaan.
  2. Berkoordinasi dalam proses penyusunan laporan keuangan.
  3. Membantu Bendahara Penerima dalam proses daftar ulang mahasiswa.
  4. Menyusun laporan atas penerimaan dan penyetoran pajak bagian Anggaran dan Perbendaharaan.
  5. Membuat laporan realisasi anggaran PNBP sesuai perencanaan setiap bulan (pengeluaran rutin dan dana 5%).
  6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pengarsipan Dana PNBP
  1. Mengarsipkan seluruh dokumen kwitansi dan SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-LS dana PNBP Rektorat.
  2. Mengelompokkan berkas kwitansi SPJ Rektorat yang telah diproses/dibukukan.
  3. Mengetik Kwitansi dana PNBP bagian anggaran dan Perbendaharaan.
  4. Memproses undangan rapat koordinasi di bagian Anggaran dan Perbendaharaan.
  5. Memproses SPJ bagian Anggaran dan Perbendaharaan mulai dari pemberian nomor pembukuan sampai proses pengarsipan.
  6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Kepala Bagian Akuntansi
  1. Mengevaluasi perkembangan penyerapan pelaksanaan anggaran RM dan PNBP.
  2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi atas tercapainya seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan baik anggaran RM dan PNBP.
  3. Validator pelaporan Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) dan Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN).
  4. Melaksanakan monitoring tentang arus kas Universitas.
  5. Melakukan pemantauan pengelolaan utang dan piutang dana PNBP.
  6. Memelihara dan mengembangkan SAK dan SIMAK-BMN.
  7. Berkoordinasi dengan Tim Aset dalam menyusun laporan SIMAK-BMN dan Persediaan barang.
  8. Mengkoordinir tindak lanjut temuan SPI/ITJEN/BPK.
  9. Membantu atasan menyusun konsep juklak dan juknis di bidang sistem akuntansi.
Kasubbag. Akuntansi dan Keuangan
  1. Menyusun laporan bulanan, triwulan dan  semester dana DIPA RM dan DIPA BLU yang menyangkut pengelolaan keuangan dan menyampaikan ke instansi terkait.
  2. Melaksanakan penyajian data perkembangan penyerapan pelaksanaan anggaran RM dan PNBP.
  3. Membuat pelaporan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan melakukan rekonsiliasi  dengan KPPN untuk disampaikan ke Unit Akuntansi Wilayah (UAW) dan Kementerian Pendidikan Nasional.
  4. Membuat pelaporan SAK ke Pengelola Keuangan BLU setiap triwulan.
  5. Berkoordinasi dengan Tim SIMAK-BMN untuk membuat laporan SAI maupun SAK.
  6. Membuat laporan online Permendiknas No 81/2010.
  7. Mengkoordinir laporan piutang, utang dan pajak.
  8. Menyusun laporan tindak lanjut temuan BPK/Itjen/KAP dan SPI.
  9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Kasubbag. Akuntansi dan Manajemen
  1. Menyusun cash flow anggaran masing-masing unit kerja berdasarkan usulan dari Fakultas/unit kerja sebagai pedoman penyusunan rencana arus kas.
  2. Membuat laporan posisi penerimaan dana PNBP berdasarkan unit kerja masing-masing setiap bulan sebagai pedoman pengelolaan kas.
  3. Melaksanakan evaluasi anggaran pendapatan dan belanja melalui arus kas.
  4. Berkoordinasi dengan Tim SAK untuk membuat pelaporan Keuangan.
  5. Menyiapkan laporan bulanan untuk RAPIM/Senat.
  6. Mengkoordinir rekonsiliasi laporan SIMAK-BMN dan Persediaan dengan Fakultas/unit Rektorat beserta data pendukungnya.
  7. Melaksanakan pelatihan SIMAK-BMN tingkat Universitas.
  8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Koordinator Penyusunan Laporan Keuangan
  1. Membuat laporan keuangan SAP dan SAK.
  2. Membuat laporan kinerja.
  3. Membuat daftar rekapitulasi SSBP dan SSPB berserta dokumennya.
  4. Evaluasi pendapatan APBN dan PNBP serta hibah/pendapatan lainnya.
  5. Melaksanakan rekonsiliasi dengan Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran.
  6. Melaksanakan rekonsiliasi dengan KPPN.
  7. Membuat Memo Penyesuaian (MP).
  8. Mengkompilasi tindak lanjut temuan BPK/Itjen/KAP dan SPI.
  9. Melaksanakan laporan online SIMKeu.
  10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Penyusunan Laporan SIMAK-BMN dan Piutang
  1. Melaksanakan rekonsiliasi aset dan persediaan dengan masing-masing operator SIMAK BMN unit kerja/Fakultas.
  2. Melaksanakan rekonsiliasi SIMAK-BMN dengan petugas SAI.
  3. Melaksanakan rekonsiliasi SIMAK-BMN dengan KPKNL Malang.
  4. Membuat CALK SIMAK-BMN.
  5. Membuat laporan persediaan dan cash opname barang dilengkapi dengan Berita Acaranya.
  6. Membuat laporan online PP 39/2006 tentang penyerapan dana.
  7. Merekapitulasi SP2D APBN.
  8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Penyusunan Jurnal dan Buku Besar
  1. Membuat monitor kas.
  2. Membuat Jurnal transaksi penerimaan.
  3. Mengkompilasi buku besar.
  4. Membuat laporan SAK.
  5. Menkompilasi berita acara cash opname para Bendahara Penerima.
  6. Membantu koordinator pelaporan.
  7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.